Небольшое обсуждение бизнес-процессов в группе «Управление агентством, веб-студией, дизайн-бюро» напомнило мне о том, как мы использовали чек-листы при проектировании и приёмке сайтов в студии «Мирмекс» г. Тула.
Сейчас я открываю свою компанию, так что этот опыт и мне пригодится :)
Чек-лист – это список заданий или этапов, которые нужно выполнить и отметить прохождение пункта.
Мы сделали два базовых чек-листа в ответ на регулярно возникающие проблемы сдачи сайтов заказчиков.
Принципы их использования я позаимствовал у заводов.
Принципы использования чек-листа:
- Для исполнителя чек-лист является обязательным инструментом работы.
- Исполнитель не может проигнорировать пункт чек-листа, если это не предусмотрено инструкцией.
- Исполнитель должен проверять и отмечать пункты в той последовательности, которая дана в чек-листе.
- Заполненный чек-лист с указанием исполнителя хранится в папке с данными по проекту.
- Если невозможно выполнить один или несколько пунктов, исполнитель должен обратиться к исполнителю предыдущего этапа за доработкой. А так же уведомить своего руководителя.
- Если исполнитель считает чек-лист фигнёй, он может обсудить это с руководителем агентства только после качественного исполнения чек-листа текущего задания.
- За первый косяк исполнения — доп обучение.
- За второй — длительная беседа с руководителем.
- За третий — увольнение.
- Там, где можно обойтись без чек-листа и при этом не страдает качество работы и не растёт себестоимость — нужно обходиться без них.
Кто исполняет чек-лист
Вообще на заводах ими пользуются в основном контролёры качества. Нанять таких людей отдельно от производства в веб-студии — нонсенс. Так что мы внесли чек-листы в регламенты работы ответственных лиц.
Плюс мы реорганизовали работу отдела контент-менеджеров и они стали делать промежуточную проверку качества разработки сайта перед сдачей клиенту.
Что даёт работа по чек-листам
- Клиенты получили представление о том, как должно работать крутое агентство и проголосовали за нас рублём. Средний чек разработки сайтов поднялся в 2,5 раза.
- Нам стало легче обучать новых сотрудников. Они получили наглядное представление о критериях качества их работы. И постоянное напоминание о порядке исполнения задач.
- Услуги стали оказываться с прогнозируемым качеством, сроками, и более прозрачным для собственника агентства бюджетом.
- Мы смогли увидеть недостатки и пробелы в работе.
- Смогли понять, на сколько дисциплинированы наши люди и отказаться от «ветренных», что сократило сроки разработки и количество неожиданных фак-апов. Во сколько раз не знаю, но очередь на разработку сайтов выросла на 5 месяцев вперёд.
Эпилог
Как и всякий продуманный документ, чек-листы могут дать вам преимущество в управляемости бизнесом. Особенно на том этапе, когда от стихийной работы пора переходить к регламентам. Это происходит когда вас больше десяти человек в агентстве, и директор начинает потихоньку звереть от недовольных клиентов и кассовых разрывов.
Удачи в работе и не забудьте, что я консультирую агентства и помогаю наладить работу и качество услуг ;)